Hakemlik Faaliyetini Belgelemek: Editör E-postaları, Publons Kayıtları ve Sertifikalar

Peer review kanıtının neden kendi sunum stratejisine ihtiyacı var

Peer review (hakemlik) süreci, doğası gereği görünmez olacak şekilde tasarlanmıştır. Dergiler hakemlerin kimliğini gizler, editoryal sistemler giriş yapılması gereken kapalı platformların arkasında durur ve hakemlik faaliyetinin büyük kısmı hiçbir kamuya açık iz bırakmaz. Bir dilekçeyi inceleyen adjudicator'ın (dosyayı değerlendiren USCIS memuru), belirli bir kişinin belirli bir tarihte belirli bir makaleyi incelediğini teyit etmek için derginin iç veritabanını sorgulama imkânı yoktur. DOI numarası veya bir indeksleme veritabanı üzerinden saniyeler içinde doğrulanabilen yayımlanmış bir makalenin aksine, bir hakemlik iddiası yalnızca dilekçe sahibinin elinde bulunan ve açıklamayı kendisinin tercih ettiği yazışmalarda var olur.

Bu asimetri, bu kanıt kategorisinin kapak yazısında tek bir özet cümleyle geçiştirilmesi yerine kendi sunum planına ihtiyaç duymasının nedenidir. Buradaki görev, birincil kaynaklardan yola çıkarak her bir hakemlik olayı için dört gerçeği yeniden inşa etmektir: davetin gerçek olduğu, bu daveti kimin gönderdiği, hangi dergi veya konferans için olduğu ve incelemenin tamamlandığı. Bu gerçeklerin her biri, dilekçe sahibinin kendi yazdığı bir ifadeye değil, dış bir tarafın — bir editörün, bir editoryal yönetim platformunun veya bir yayıncının — ürettiği bir belgeye dayandırılabilir olmalıdır.

Bu başlık altında bir araya getirilen materyal, tartışmaya dayalı değil, belgesel niteliktedir. Genellikle hakemlik kriterini (reviewer criterion) beslemek için kullanılır, ancak bu bölüm yalnızca temel kayıtların — e-postaların, platform dökümlerinin, sertifikaların — bulunması, gizlenmesi (redaction) ve düzenlenmesiyle ilgilidir; böylece dilekçenin ilerleyen bölümleri bunlara atıfta bulunabilir. Önem veya yeterlilikle ilgili iddialar bu bölüme ait değildir; bunlar dilekçenin başka yerlerinde ele alınır.

Editör e-postalarının toplanması ve sansürlenmesi

Editör yazışmaları, bir inceleme talebinin hakemin kendi beyanından değil gerçekten bir dergi veya konferanstan geldiğinin birincil kanıtıdır.

Orijinal belgelerin bulunması

1. Gelen kutunuzu editoryal platformların otomatik gönderici adreslerine göre arayın — Editorial Manager (em@editorialmanager.com), ScholarOne (onbehalfof@manuscriptcentral.com) ve OJS (genellikle dergiye özgü bir adres). Dergi adına ve "review" ya da "referee" (hakem) kelimelerine göre arama yapın.
2. E-postalar silinmişse doğrudan editoryal sisteme giriş yapın; çoğu platform (Editorial Manager, ScholarOne) hakemin görev listesi altında yazışma geçmişini saklar ve bunu PDF veya düz metin olarak dışa aktarmanıza imkân tanır.
3. Hem davet e-postasını hem de varsa tamamlanma veya teşekkür e-postasını toplayın; ikisi birlikte talebi ve yerine getirildiğini gösterir.

Görünür bırakılması gerekenler

• Editörün adı ve unvanı
• Dergi veya konferans adı
• Makale (manuscript) kimlik numarası
• Davet ve tamamlanma tarihleri

Sansürlenmesi gerekenler

• Dergi gizlilik politikası açıklamayı kısıtlıyorsa makale başlığı veya özeti
• Diğer hakemlerin adları veya kimliklerini ortaya çıkaracak ayrıntılar
• Yayımlanmamış veri içeren gömülü hakem yorumları

Gizlenen metnin geri kurtarılmasını önlemek için kalıcı sansür (redaction) özelliği olan bir PDF düzenleyici kullanın — yalnızca metnin üzerine siyah kutu koymak yeterli değildir. Her e-postayı, tutarlı bir adlandırmayla, ayrı bir PDF olarak dışa aktarın; örneğin JAmChemSoc_2023-04-12_Smith.pdf. İleride bir hakem veya memurun doğrulama talep etmesi ihtimaline karşı, orijinal dosyanın nerede bulunduğunu kaydeden ayrı bir çizelge (spreadsheet) tutun.

Publons/Web of Science üzerinden doğrulanabilir kayıtların çıkarılması

Birçok dergi artık tamamlanan hakemlik kayıtlarını otomatik olarak hakemin Web of Science (eski adıyla Publons) hesabına aktarıyor. Bu, zaten topladığınız editör e-postalarından bağımsız, üçüncü taraf kaynaklı bir kayıt oluşturur ve bunu bir görevlinin oturum açmadan okuyabileceği bir biçimde çıkarmaya değer.

Kaydı dışa aktarma adımları

1. Web of Science hesabınıza giriş yapın ve profilinizdeki Reviewer Recognition / Peer Review (Hakem Tanınırlığı / Akran Değerlendirmesi) bölümüne gidin.
2. Tam hakemlik geçmişini açın ve her kayıt için dergi adı, değerlendirme tarihi ve doğrulama durumunu listeleyen bir CSV dosyasını indirmek üzere dışa aktarma işlevini kullanın.
3. Ayrıca profil PDF'ini oluşturun (genellikle kamuya açık veya özel profil sayfasından erişilebilir); bu, aynı verileri paylaşılabilir, yazdırılabilir bir düzende sunar.
4. Her iki dosyayı da tutarlı bir adlandırmayla kaydedin, örneğin WebOfScience_ReviewRecord_2024.pdf ve .csv.

Doğrulanmamış kayıtların ele alınması

Bazı kayıtlar, dergi bunları elektronik olarak teyit etmediği için "unverified" (doğrulanmamış) olarak görünür. Doğrulanmamış her satır için:

• Bunu daha önce toplanan editör e-postalarıyla eşleştirin; karşılık gelen bir davet veya teşekkür e-postası varsa, kaydı koruyun ve bu çapraz referansı not edin.
• Destekleyici bir e-posta yoksa, ya editöryal ofisten teyit isteyin ya da tek başına doğrulanmamış bir iddia sunmak yerine kaydı kanıt setinizden çıkarın.

Başvuruyu göndermeden önce, Web of Science kaydındaki toplam değerlendirme sayısını bir önceki adımda e-posta ile belgelenen değerlendirme sayısıyla karşılaştırıp uzlaştırın; tutarsızlıklar görevlinin fark etmesine bırakılmamalı, sizin tarafınızdan giderilmelidir.

İnceleme sertifikalarının talep edilmesi ve biçimlendirilmesi

Birçok dergi, otomatik olarak oluşturulmasa bile talep üzerine bir hakemlik hizmet sertifikası (certificate of review service) düzenler. Bazı editoryal sistemlerde (Editorial Manager, ScholarOne) hakemin hesap geçmişinde kendi kendine işleyen bir "sertifika indir" butonu bulunur; bulunmuyorsa doğrudan editoryal ofise e-posta atın.

Sertifika talep etmek

1. Doğru editoryal muhatabı belirleyin (tek bir makaleyi yöneten editör değil, yönetici editör veya editoryal asistan).
2. Şunları açıkça talep edin: hakemin tam adı, dergi adı, incelenen makale sayısı, kapsanan tarih aralığı ve talebin dergiden geldiğini doğrulayan bir imza veya antetli kağıt.
3. Makale başlıkları veya yazar isimlerini istemekten kaçının — sertifika, gizli içeriği ifşa etmek için değil, hizmet hacmini teyit etmek için düzenlenmelidir.
4. Gelen yanıtı ve sertifikayı tek bir PDF olarak, editör e-postaları için kullandığınız isimlendirme şemasıyla tutarlı biçimde kaydedin.

Bir dergi reddettiğinde

Bazı editoryal ofisler sertifika düzenlemez. Bu durumda, önceden toplanmış e-postalar ve Publons verileriyle desteklenen, hizmeti özetleyen kendi hazırladığınız bir kayıt (log) oluşturun. Basit bir tablo kullanın:

Dergi gizlilik talep ediyorsa makale numaralarını kısmen sansürleyebilirsiniz, ancak dergi adını asla sansürlemeyin — bu, bir memurun bağımsız olarak doğrulayabileceği tek gerçeği ortadan kaldırır.

Ana hakemlik dizininin oluşturulması

Alttaki kanıtlar — editör e-postaları, Publons dökümleri ve sertifikalar — toplanıp tutarlı biçimde adlandırıldıktan sonra sıradaki iş, bunları bir PDF klasörü içinde adjudikatörün (dosyayı inceleyen USCIS memuru) tek tek eşelemesine bırakmak yerine tek bir referans belgede birleştirmektir. Bu dizin düz bir tablo ya da e-tablodur, anlatı değildir; tek işlevi her bir hakemlik olayını dayandığı dosyaya izlenebilir kılmaktır.

Çalışma dosyasının kurulması

1. PeerReview_MasterIndex.xlsx gibi bir başlıkla tek bir e-tablo (Excel veya Google Sheets) oluşturun.
2. Aynı hakem aynı makale için birden fazla tur değerlendirme yapmış olsa bile, her hakemlik olayı — bir makale, bir tur, bir dergi — için tek bir satır kullanın.
3. Satırları hakemlik tarihine göre kronolojik sırayla, en eskisi başta olacak şekilde sıralayın; böylece zaman çizelgesi hakemlik geçmişinin başından en güncel kayda kadar düzgün okunur.
4. E-tabloyu delil PDF'leriyle aynı klasörde tutun ki o delil grubunun kapak sayfası olarak dışa aktarılabilsin.

Güncel tutmak

Yeni bir e-posta, Publons kaydı veya sertifika eklendiğinde ya da yeniden adlandırıldığında dizini güncelleyin. Dizin ile gerçek delil klasörü arasındaki bir uyumsuzluk — artık o adla var olmayan bir dosyaya işaret eden bir satır — dilekçenin bu bölümünde en sık görülen kendiliğinden yapılan hatalardan biridir ve dosyalama öncesi kısa bir haftalık kontrolle tamamen önlenebilir.

Ana hakemlik dizininin oluşturulması

Editör e-postaları, Publons kayıtları ve sertifikalar toplandıktan sonra, bunları tek bir kronolojik dizinde birleştirin. Bu tablo, memurun hakemlik kriteri (reviewer criterion) kanıt setini açtığında ilk göreceği şeydir; bu yüzden okuyucuyu altındaki PDF'leri tek tek aramaya zorlamadan kendi başına anlaşılır olmalıdır.

Tablo yapısı

Dizini şu sütunlarla oluşturun:

Sadece özet bir sayı değil, her bir hakemlik olayını ayrı ayrı listeleyin. Değerlendirilen her makale veya konferans bildirisi için bir satır olacak şekilde, tarihe göre sıralayın.

Eklerin çapraz referanslanması

1. Her satıra, ekler klasöründe veya PDF paketinde kullanılan gerçek dosya adı ve sekmeyle eşleşen bir ek numarası atayın.
2. Ek numaralandırmasını ardışık tutun ve dilekçenin diğer bölümlerinde kullanılan numaralandırma şemasıyla tutarlı hale getirin.
3. Tek bir hakemlik olayı birden fazla belge türüyle destekleniyorsa (örneğin e-posta artı sertifika), o satırda her iki ek numarasını da belirtin.

Yerleştirme

Bu dizini, açıkladığı bireysel PDF'lerden önce, hakemlik kriteri kanıt setinin ilk sayfası olarak dosyalayın; böylece altta yatan belgeler tablodaki sırayla aynı sırada ilerler.

Değerlendirme kanıtındaki tipik eksikler ve RFE tetikleyicileri

Başvuruyu göndermeden önce kanıt setini, en sık Request for Evidence (RFE, ek kanıt talebi) tetikleyen eksiklere karşı kontrol edin.

Editör onayı olmayan "gayri resmi" hakemlik iddiaları

Hiçbir e-posta, editoryal sistem kaydı veya sertifika olmadan, makaleleri gayri resmi şekilde değerlendirdiğine dair bir ifade, doğrulanamaz bir iddia olarak okunur. İddia edilen her değerlendirmenin, isimlendirilmiş bir editöre, bir dergiye ve bir tarihe bağlayan en az bir belgesi olmalıdır.

Doğrulanmamış bırakılan Publons kayıtları

Web of Science/Publons dışa aktarımında "unverified" (doğrulanmamış) olarak işaretlenen kayıtların tek başına bağımsız bir ağırlığı yoktur. Teyit edilmeden bırakıldıklarında, kendi beyanına dayanan iddialar olarak okunurlar. Her biri için ya editör onayı alın ya da kanıt setinden çıkarın.

Dergi adını görünmez kılan sansürler

Makale başlığını sansürlemek olağandır; ancak dergi adını veya antetli kağıdı sansürlemek ya da kırpmak olağan değildir. Dergi kimliği belirsizse, hakemlik kriteri belirli bir yayına bağlanamaz ve belge kullanılamaz durumda okunur.

E-posta ile sertifika arasında tarih uyuşmazlığı

Bir yıl için düzenlenmiş bir davet e-postası ile farklı bir değerlendirme dönemini belirten bir sertifika, dikkat çeker. Başvurudan önce tarihleri uyumlu hale getirin veya farklılığı bir açıklamayla belirtin (örneğin, sertifikanın daha geniş bir dönemi kapsayacak şekilde geriye dönük olarak düzenlendiğini belirtmek gibi).

Teyit edilmemiş tek kaynaklı kanıt

Belirli bir değerlendirme olayı için başka hiçbir şeyle teyit edilmemiş tek bir sertifika veya tek bir e-posta, zayıf olarak değerlendirilir. Mümkün olan her yerde her olayı ikinci bir kaynakla eşleştirin — e-posta artı Publons kaydı, ya da sertifika artı editoryal sistem ekran görüntüsü gibi.

Dosyalamadan önce son paketleme kontrol listesi

Ana dizin (master index) tamamlandıktan ve peer review kanıt setini dilekçeyle birleştirmeden önce bu listeyi baştan sona uygulayın.

Doğrulama (Corroboration)

• Ana dizindeki her satırın en az iki bağımsız kanıt kaynağı var (örneğin editör e-postası artı Publons kaydı, ya da sertifika artı e-posta) — yalnızca tek kaynağa dayanan satırları işaretleyip tamamlayın.
• Hiçbir review olayı yalnızca doğrulanmamış (unverified) bir Publons/Web of Science kaydına dayanmıyor.

Dosya adlandırma ve sıralama

• Tüm PDF'ler aynı adlandırma şemasını izliyor (örn. JournalAbbrev_ReviewDate_Editor.pdf veya JournalAbbrev_ReviewDate_Certificate.pdf).
• Dosyalar kronolojik sırada ya da exhibit numarasına göre sıralanmış, ana dizindeki sırayla eşleşiyor — türe göre dağınık değil.
• Dosya adlarında gizli tutulması gereken makale başlıkları veya özetler yer almıyor.

Çapraz referanslama

• Ana dizindeki her exhibit numarası, dilekçenin içindekiler tablosunda ve exhibit listesinde kullanılan numarayla eşleşiyor.
• Sahipsiz exhibit yok (dizinde karşılığı olmayan PDF'ler) ve sahipsiz dizin satırı yok (dosyalanmış PDF'i olmayan kayıtlar).
• Redaksiyonlar son kez kontrol edildi; dergi adları, tarihler ve reviewer kimliği hâlâ görünür durumda.

Son kontrol

• Ana dizin, reviewer kriterine ait exhibit setinin kapak belgesi olarak, altındaki PDF'lerden hemen önce yerleştirilmiş.
• Güncel USCIS dosyalama, biçimlendirme ve belge düzenleme gereklilikleri, bunlar başvurudan başvuruya değişebildiği için, hazırlık öncesinde doğrudan uscis.gov üzerinden teyit edilmiş.

Bu maddelerin tamamı işaretlendiğinde, kanıt seti dilekçenin tam paketiyle birleştirilmeye hazırdır.