Doğum Belgesi, Evlilik Cüzdanı ve Pasaport: USCIS Belge Standartları

Medeni hal belgeleri EB-2 NIW başvurusunda neden önemlidir

EB-2 NIW başvurusu esas olarak yararlanıcının niteliklerine ve ulusal çıkar (national interest) argümanına ilişkin kanıtlar üzerine kuruludur; ancak USCIS yine de başvuruyu fiilen kimin yaptığını ve varsa hangi türev yararlanıcıların (derivative beneficiary) bu başvuruya dahil olduğunu teyit etmek ister. Doğum belgeleri, evlilik kayıtları ve pasaportlar tam olarak bu teyit işlevini görür. Doğum belgesi kimliği ve — ilgili olduğu durumlarda — 21 yaşın altındaki türev bir çocuk için gereken ebeveyn-çocuk ilişkisini kanıtlar. Evlilik cüzdanı, türev eş statüsünü destekleyen ilişkiyi kanıtlar. Pasaport ise kimliği, vatandaşlığı ve seyahat geçmişini doğrular; ayrıca başvurunun diğer bölümlerinde beyan edilen biyografik bilgilerle karşılaştırılır.

Eşin veya çocuğun başvuruya dahil edildiği durumlarda bu belgeler doğrudan I-140 formuna eklenir; başvuruya eşzamanlı olarak bir I-485 formu (Amerika Birleşik Devletleri içinde statü ayarlama, adjustment of status) veya bir DS-260 formu (bir ABD konsolosluğu üzerinden yürütülen göçmen vizesi işlemi) dahil edildiğinde bu belgeler yeniden merkezi önem kazanır. Bu formların her biri, medeni hal belgelerinin çelişkisiz biçimde desteklemesi gereken kimlik ve ilişki bilgileri talep eder.

Bu belgelere uygulanan spesifik biçim, tercüme ve kanıt standartları USCIS Policy Manual'da (USCIS Politika Kılavuzu) ve uscis.gov'da yayımlanan form talimatlarında belirtilmiştir. Her ikisi de belirli aralıklarla güncellenir; bu nedenle herhangi bir medeni hal belgesi ek kanıtını (exhibit) hazırlamadan önce, önceki başvuru dönemlerine veya başka başvuru sahiplerinin deneyimlerine güvenmek yerine, ilgili Policy Manual cildinin ve başvurulacak formun talimatlarının güncel sürümünü kontrol edin.

Primary vs. secondary evidence: USCIS neyi kabul eder

Birincil kanıt (primary evidence)

Birincil kanıt, doğum, evlilik veya ölüm kaydını olayın gerçekleştiği tarihte tutmakla yükümlü resmi makam tarafından düzenlenmiş bir belgenin aslı (veya aslının onaylı bir suretidir) — ulusal ya da belediye düzeyinde bir nüfus/vukuat kayıt dairesi, içişleri bakanlığı veya benzeri bir kayıt kurumu tarafından verilmiş olması gerekir. USCIS, I-140 ile birlikte, eşzamanlı sunulan bir I-485 (Adjustment of Status başvurusu — ABD içinde statü ayarlama) veya bir DS-260 (yurt dışında ABD konsolosluğu üzerinden yürütülen göçmen vizesi başvurusu) kapsamında sunulan her doğum ve evlilik kaydından varsayılan olarak bunu bekler.

İkincil kanıt (secondary evidence)

Olayın gerçekleştiği tarihte bir nüfus kayıt dairesi mevcut değilse, ya da ilgili kayıtlar kaybolmuş veya yok olmuşsa (savaş, yangın, sel, idari aksaklık), başvuru sahipleri bunun yerine ikincil kanıt sunabilir. Bu kapsama şunlar girebilir:

• Dini kayıtlar (vaftiz sertifikaları, kilise evlilik sicilleri)
• Ad, doğum tarihi ve ebeveynlik bilgisini gösteren okul kayıtları
• Nüfus sayımı kayıtları veya hane halkı kayıt belgeleri
• Olayla ilgili doğrudan bilgi sahibi kişilerden alınan yeminli beyanlar (affidavit)

İki yeminli beyan (two-affidavit) düzeni

Yeminli beyanlar kullanıldığında, yaygın bir uygulama, doğum veya evlilikle ilgili doğrudan bilgisi olan iki farklı kişiden alınan iki ayrı yeminli beyandır — başka bir seçenek yoksa hariç, göçmenlik sonucunda çıkarı olan akrabalar tercih edilmemelidir. Her yeminli beyanda, beyan sahibinin olayı nasıl bildiği, ilgili kişiyle ilişkisi belirtilmeli ve beyan imzalı ve tarihli olmalıdır.

İkincil kanıt ve yeminli beyan biçimine ilişkin gereklilikler zaman içinde değiştiği ve belge türüne göre farklılık gösterdiği için, herhangi bir ikame belgeye güvenmeden önce güncel standartları doğrudan USCIS Policy Manual'da ve uscis.gov üzerindeki form talimatlarında teyit edin.

Doğum ve evlilik belgelerinin onaylı suretlerini edinme

Evde bir çekmecede duran belgenin fotokopisi, USCIS'in güvenebileceği bir kanıt değildir. İhtiyacınız olan şey, kaydı tutan resmi kurum tarafından doğrudan düzenlenmiş onaylı bir suret (certified copy).

Adım 1: Doğru düzenleyici kurumu belirleyin

Nüfus kayıtları, ülkeye göre genellikle ulusal, bölgesel veya belediye düzeyinde tutulur — ulusal bir nüfus/vital kayıt dairesi, eyalet düzeyinde bir vital kayıt ofisi, bir belediye nüfus müdürlüğü veya bazı ülkelerde sivil yetkiyle hareket eden bir dini makam olabilir. Herhangi bir talepte bulunmadan önce kaydınızın hangi kurumda tutulduğunu teyit edin.

Adım 2: Fotokopi değil, onaylı suret talep edin

Açıkça "certified copy" veya "certified true copy" (onaylı suret / onaylı gerçek suret) isteyin. Bu, nüfus kayıt dairesinin kendi kayıtlarından yeniden basılmış veya çıkarılmış, üzerinde orijinal bir mühür (kabartma veya damga) ve nüfus memurunun orijinal imzası bulunan taze bir suret olmalıdır — eski bir belgenin fotokopisi değil.

Adım 3: Güncellik şartlarını kontrol edin

Bazı konsolosluklar ve bazı başvuru kabul birimleri, medeni hal belgelerinin belirli bir süre içinde düzenlenmiş olmasını şart koşar — genellikle "yakın zamanda düzenlenmiş" olarak ifade edilir ve bazen ay cinsinden belirtilir. Bu şart ülkeye ve belgeyi inceleyen kuruma göre değişir. Eski bir onaylı surete güvenmeden önce güncel kuralı doğrudan düzenleyici kurumdan veya ilgili konsoloslukdan teyit edin.

Adım 4: Orijinali saklayın

Onaylı orijinal belgeyi kendi kayıtlarınız için saklayın; talimatlarda aksi belirtilmedikçe dilekçeyle birlikte taranmış bir kopya gönderin.

Onaylı tercümeler: biçim ve tercüman şartları

İngilizce olmayan her doğum belgesi, evlilik kaydı veya destekleyici medeni durum belgesi için eksiksiz, kelimesi kelimesine onaylı bir tercüme gereklidir. Kısmi tercümeler, özetler veya serbest çeviriler kabul edilmez — orijinal belge üzerindeki her mühür, kaşe ve kenar notu tercüme metninde de yer almalıdır.

Tercümeyi kim yapabilir

USCIS, profesyonel veya ruhsatlı bir tercüman şartı koşmaz. Her iki dile de hâkim olan ve bu yeterliliği yazılı olarak beyan eden herhangi bir kişi tercüme yapabilir. Bu kişi bir arkadaş, akraba veya iş arkadaşı olabilir; tek şart, yararlanıcının (beneficiary) veya dilekçe sahibinin (petitioner) bizzat kendisi olmamasıdır.

Onay beyanının zorunlu unsurları

Her tercümeye, aşağıdakileri içeren imzalı bir onay beyanı eşlik etmelidir:

1. Tercümanın tam adı.
2. Kaynak dilde ve İngilizcede yeterliliği teyit eden bir ifade.
3. Tercümenin eksiksiz ve doğru olduğunu teyit eden bir ifade.
4. Tercümanın imzası.
5. Onay tarihi.

Örnek onay bloğu

Certificate of Translation Accuracy

I, [Translator's Full Name], certify that I am fluent in the English and 
[Language] languages, and that the above/attached document is a true and 
accurate translation of the document titled "[Document Name]" to the best 
of my knowledge and ability.

Signature: _______________________
Printed Name: [Translator's Full Name]
Date: [Date]

Bu bloğu doğrudan ilgili tercüme sayfasına ekleyin ve tercümeyi, kanıt (exhibit) setinde yabancı dildeki orijinal belgenin hemen ardına yerleştirin — asla ayrı, bağlantısız bir kanıt olarak sunmayın. Başvuru yapmadan önce güncel biçim beklentilerini uscis.gov üzerinden teyit edin.

Pasaport sayfaları: hangileri taranmalı, nasıl adlandırılmalı

Hangi sayfalar dahil edilmeli

Sadece biyografik veri sayfasını değil, üzerinde basılı veya damgalı herhangi bir bilgi taşıyan her sayfayı dahil edin. En azından şunları tarayın:

1. Biyografik veri sayfası (fotoğraf, ad, pasaport numarası, veriliş/geçerlilik tarihleri).
2. Güncel ve süresi dolmuş tüm vize damgaları ve vize etiketi sayfaları.
3. İlgisiz seyahatlere ait olanlar dahil, tüm giriş ve çıkış damgaları.
4. Herhangi bir değişiklik, şerh veya yenileme sayfası (ör. isim değişiklikleri, süre uzatmaları, bir konsolosluk tarafından eklenen makinece okunabilir şeritler).
5. Pasaportun iç kapağı, eğer üzerinde düzenleyen makama ait bir damga veya not varsa.

Gerçekten boş sayfaları çıkarabilirsiniz, ama şüpheye düştüğünüzde sayfayı dahil edin — eksik bir damga sayfası, fazladan boş bir sayfadan çok daha sık karşılaşılan bir sorundur.

Tarama özellikleri

300dpi çözünürlükte, renkli olarak tarayın ve PDF olarak kaydedin. Parlama veya kağıdın kıvrılması nedeniyle metnin okunaksız hale geldiği telefon kamerası fotoğraflarından kaçının. Bir pasaporta ait dahil edilen tüm sayfaları, sayfa sırasına göre tek bir PDF'de birleştirin; sayfa başına ayrı görüntü dosyaları göndermek yerine.

Dosya adlandırma

Başvuru sahibini ve sayfa aralığını belirten tutarlı bir kural kullanın, örneğin:

SOYAD_Ad_Passport_pp1-4.pdf

Başvuru sahibi birden fazla pasaporta sahipse (yenilemeler, değişimler), her birini ayrı bir dosya olarak adlandırın ve pasaport numarasını ile geçerlilik tarihlerini bir sonraki bölümde açıklanan belge dizininde (document index) not edin; böylece bir memur damgaları doğru pasaportla eşleştirebilir.

Belge indeksi ve dosya adlandırma düzeni oluşturmak

Onlarca kanıttan (exhibit) oluşan bir dosya, ancak bir memurun aradığını on saniyeden kısa sürede bulabilmesi durumunda işe yarar. İndeksi ve dosya adlarını, son PDF'i birleştirmeden önce oluşturun, sonra değil.

Klasör ve dosya adlandırma kuralı

Belgelerin dilekçede görüneceği sırayla eşleşecek şekilde, iki haneli bir kanıt (exhibit) ön eki ve kısa bir açıklama kullanın:

01_Birth_Certificate.pdf
01a_Birth_Certificate_Translation.pdf
02_Marriage_Certificate.pdf
02a_Marriage_Certificate_Translation.pdf
03_Passport_pp1-6.pdf

Çevirileri, aynı numaraya "a" eki ekleyerek kaynak belgenin hemen ardına yerleştirin. Diğer kanıtlar (referans mektupları, yayınlar, diplomalar) araya girdikten sonra numaraları asla yeniden düzenlemeyin — önce eksiksiz kanıt listenizi belirleyin, numaraları ancak ondan sonra atayın.

Örnek indeks tablosu

Bu tabloyu dilekçede içindekiler tablosunun hemen ardına yerleştirin ve çalışma dosyalarınızda ayrı bir kapak sayfası olarak da tekrarlayın.

Son birleştirmeden sonra bu tabloyu gerçek PDF sayfa numaralarıyla karşılaştırın — araya eklenen kanıtlar sayfa aralıklarını kaydırır ve bir memurun fark etmesi en kolay kusurlardan biri, indeksle uyuşmayan bir sayfa numarasıdır.

RFE'ye yol açan sık karşılaşılan hatalar

Aşağıdaki hataların her biri, dosyayı göndermeden önce yapacağınız bir öz-inceleme ile kolayca yakalanabilir; ve her biri, aslında sorunsuz olabilecek dosyalarda memurların Request for Evidence (RFE - Ek Belge Talebi) çıkarmasının tekrar eden nedenlerindendir.

Onaysız veya eksik çeviriler

Bir belgenin yalnızca bir kısmını kapsayan ya da hiçbir sertifikasyon beyanı içermeden sunulan bir çeviri, aranan standardı karşılamaz. Yabancı dildeki her belgenin her sayfasının karşılığında çevrilmiş bir sayfa bulunduğundan ve sertifikasyon bloğunun eklendiğinden emin olun.

Eksik çevirmen sertifikasyon unsurları

Çevirmenin adını, imzasını, tarihini veya yeterlilik ve doğruluk beyanını içermeyen bir sertifikasyon eksik kabul edilir. Başvuru öncesinde her sertifikasyon bloğunu gerekli unsurlarla karşılaştırın.

Süresi geçmiş veya güncel olmayan medeni hal belgeleri

Bazı konsolosluklar ve bazı USCIS değerlendirmeleri, yakın tarihli düzenlenmiş onaylı kopyalar bekler. Her belgenin düzenlenme tarihini kontrol edin ve belge, düzenleyen makam tarafından belirtilen süre penceresinin dışında kalıyorsa yeniden çıkartın.

Uyuşmayan isim yazımları

Doğum belgesi, evlilik belgesi, pasaport ve Form I-140 arasında farklı yazılan bir isim dikkat çeker. Tüm belgeleri yan yana dizin ve ya kaynaktaki hatayı düzeltin ya da farklılığı açıklayan bir yeminli beyan (affidavit) ekleyin.

Okunaksız taramalar

Solmuş mühürler, kırpılmış kenarlar ve düşük çözünürlüklü taramalar, memurların yeniden gönderim talep etmesine yol açar. 300dpi'de yeniden tarayın ve PDF'i birleştirmeden önce her sayfayı ekranda tam boyutta kontrol edin.

Eksik pasaport sayfaları

Damgalı veya değişiklik içeren tüm sayfalar olmadan sunulan çok sayfalı bir pasaport, seyahat geçmişinde boşluklar bırakır. Fiziksel pasaportu, taranan setle sayfa sayfa yeniden karşılaştırın.

Dilekçeyi birleştirmeden önce son kalite kontrolü

Medeni hal belgeleri, tercümeler ve pasaport sayfaları bir araya getirildikten sonra, ancak ekler ciltlenmeden veya PDF kesinleştirilmeden önce şu kontrol listesini uygulayın.

1. İsim tutarlılığı

Doğum belgesi, evlilik belgesi, pasaport, önceki vize onayları, diplomalar dahil tüm belgeleri yan yana koyun ve yararlanıcının ve varsa türev aile üyelerinin isimlerinin sıralama ve yazım dahil birebir eşleştiğini doğrulayın. Bir tutarsızlık varsa (bir çevriyazım farkı, atlanmış bir orta ad, evlilik sonrası soyadı değişikliği), bunun fark edilmeyeceğini ummayın; farkı açıklayan kısa bir yeminli beyan (affidavit) hazırlayın ve bunu açıkladığı belgenin hemen arkasına yerleştirin.

2. Tercüme eşleştirmesi

Ek setini açın ve İngilizce olmayan her belgenin, dizin tablosunda listelenen sırayla, hemen ardından onaylı tercümesinin geldiğini doğrulayın. Bir tercümenin dosyanın başka bir yerine konması veya tamamen atlanması sık karşılaşılan bir hatadır.

3. Tarama okunaklılığı

Her PDF'yi tam boyutta açın ve mühürlerin, imzaların, damgaların ve küçük punto yazıların okunabilir olduğunu kontrol edin — yalnızca sayfanın genel görünümünü değil. Bulanık, kırpılmış veya açılı çekilmiş her şeyi yeniden tarayın.

4. Dizin-cilt eşleşmesi

Dizin tablosundaki her ekri tek tek gözden geçirin ve ek numarasının, belge başlığının ve sayfa aralığının fiziksel ciltte veya elektronik dosyada o konumda gerçekten karşılığının bulunduğunu doğrulayın. Son birleştirme sırasında herhangi bir şey kaymışsa dizini yeniden numaralandırıp yeniden yazdırın.